Algumas dúvidas sobre esse arquivo
O arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica é um documento de extrema importância para empresas, mas apesar disso ainda é um assunto que pode causar algumas dúvidas principalmente para quem é novo nesse “universo das NF-es”.
Você sabe a diferença entre a Nota Fiscal eletrônica, arquivo XML e o DANFE? Se a resposta for não, saiba que entender sobre esse assunto e estabelecer uma rotina de consulta, assim como organização é fundamental para garantir a gestão estratégica e evitar complicações futuras.
Confira nesse artigo o guia completo com todas as dicas e informações essenciais sobre esse documento!
XML x DANFE
O XML nada mais é que o arquivo virtual da nota fiscal, correspondendo ao padrão nacional de escrituração fiscal. Ele é totalmente online e quase que ilegível para leitura humano, visto que possui seu formato em ExtensibleMarkupLanguage. Esse documento é o que de fato possui a validade jurídica, pois, leva a assinatura digital do estabelecimento (validação do certificado digital). De forma clara o XML é o formato oficial da Nota Fiscal eletrônica.
Já o DANFE é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica, uma representação gráfica e legível que resume as principais informações da NF-e e, por isso, funciona como um documento auxiliar.
Diferente do arquivo anterior, ele não possui validade jurídica, mas deve ser impresso para acompanhar uma mercadoria em trânsito, relativo a operações de compra e venda, informando todos os dados essenciais a respeito dessa operação transportada.
Principais informações que constam na NF-e:
– Dia e horário da emissão, modelo, número e série, além do valor total;
– Identificações básicas do emitente, como Nome, CNPJ, Razão Social, Inscrição Estadual e código do município para cálculo do ICMS;
– Identificação básica do destinatário (Nome, CNPJ, Razão Social), Inscrição Estadual;
– Informações sobre os produtos da nota, como unidade comercial, quantidade, valores unitários, e uma breve descrição;
– Encargos com os valores dos produtos, frete, seguro, base de cálculo, PIS/COFINS/IPI/ICMS;
– Conhecimentos do transporte, como dados da transportadora, veículo e volume transportado;
– Dados da cobrança, forma de pagamento e endereço para cobrança.
Como gerar esse arquivo?
A emissão desse documento pode ser muito simples para quem conta com um software emissor de Nota Fiscal eletrônica. Atualmente existem várias opções de emissores, mas lembrando que para os estados que disponibilizam a versão gratuita, ela possui várias limitações que dificultam o gerenciamento desses documentos.
Antes de contratar um emissor é preciso cadastrar sua empresa na Secretaria da Fazenda do estado onde ela está localiza, além de comprar o certificado digital, que funciona como uma carteira de identidade online ou assinatura digital do estabelecimento.
Obrigatoriedade no armazenamento dos arquivos XML
O arquivo XML da nota deve ser armazenado tanto pelo fornecedor como pelo comprador no prazo de 5 anos como exige a lei. Guardar durante esse tempo é de extrema importância para qualquer empresa. Já que posteriormente serve para realização do recolhimento de impostos e comprovação ao Fisco.
Se em uma fiscalização não conseguir justificar os pagamentos que contam em registro, nos casos menos graves terá de quitar o que já foi pago, só que com acrescimento de multa.
Outra vantagem de se armazenar esse arquivo é na situação em que seu cliente precisa da segunda vida do documento fiscal.
Manifesto do destinatário
Outra responsabilidade que não pode ser deixada de lado é a Manifestação de destinatário eletrônica ou MF-e, que é o registro de eventos por parte do receptor da nota fiscal, que se posiciona a respeito do processo comercial através da confirmação dos dados informados pelo emissor do documento fiscal, ou seja, se alguém emitiu alguma nota contra seu CNPJ, você poderá informar ao Fisco que reconhece aquela operação, ou na ocorrência de fraudes, realizar o desconhecimento.
As vantagens dessa função são várias, entre elas estão:
– Estar ciente das Notas Fiscais emitidas para sua empresa;
– Evitar operações fraudulentas com sua inscrição estadual e CNPJ;
– Ter poder sobre os XML das NFe, mesmo que o emissor não te envie;
– Obter segurança jurídica para uso de crédito fiscal. Pois, uma nota confirmada pelo destinatário não pode ser cancelada pelo emitente;
– Registrar junto aos seus fornecedores que a mercadoria foi recebida e construir formalmente o vínculo comercial que resguarda juridicamente as faturas comerciais;
Existe um aplicativo disponibilizado pela Sefaz que permite realizar essa função gratuitamente, clique para saber mais!
Essa versão gratuita permite apenas consultar manualmente, o que pode ser bastante complicado para empresas que recebem e emitem uma alta quantia de XML ao mês. Nesses cenário o recomendado é investir em ferramentas como o Portal das Notas, que automatizam o processo e permitem realizar essas operações em lotes.
Dicas para gerenciar esse documento
1º Emissor próprio: Apesar de existir a versão gratuita, quem escolhe investir nessa ferramenta ganha vantagens em relação à própria emissão, integrações com outros setores, como financeiro e envio de notas por e-mail aos clientes.
Caso contrário cada vez que você vender um produto ou prestar um serviço, será preciso digitar todas as informações do produto/serviço prestado, informar os dados do destinatário, emitente e ainda realizar os cálculos necessários manualmente.
Essa forma de emissão deixa todo processo demorado, consequentemente menos produtivo, sendo visto em algumas empresas até a existência de um funcionário exclusivo para realizar essa função. A emissão manual também pode abrir brechas para erros, que geram danos seríssimos. Com o emissor pago, as chances disso ocorrer são mínimas, já que tudo é cadastrado conforme a necessidade da empresa.
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2º Muita atenção na hora de guardar esse documento: Não recomendamos guardar esses documentos em um único computador. Vários imprevistos podem ocorrer e gerar a perda de todos os dados. Você pode contar com mais de uma máquina armazenando os arquivos, armazenar em nuvem, fazer o backup com frequência, assim como adotar softwares especializados nisso.
O Kiron NF-e conta com um backup automático diário e o Portal das Notas, ainda sim o nosso conselho para todos os clientes, é também salvar esse backup em algum HD externo.
3º Invista em um sistema para consulta e manifesto do destinatário: O Portal das Notas é a plataforma online que permite arquivar e consultar de forma prática, rápida e segura todas as NF-es emitidas contra seu CNPJ, bem como por sua empresa. Essa ferramenta online é integrada com a SEFAZ, dispõe de vários filtros para busca dos XML, permitindo realizar o manifesto e baixar em lote.
Conheça as Soluções da Kiron
Com os sistemas da Kiron é possível colocar em prática todas as dicas anteriores. Somos especializados em melhorar a gestão do seu negócio de forma descomplicada e com preço acessível.
Imagina contratar um emissor que facilite sua rotina fiscal, deixe essa tarefa menos burocrática e ainda ganhar o acesso ao Portal das Notas, a ferramenta que simplifica o gerenciamento das suas notas de entrada e saída, excluindo a necessidade de enviar todos os meses os XMLs ao seu escritório contábil!
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